Irattárazás, selejtezés

Irattárazás, selejtezés

• Az ügy befejezése után az iratborítón az irodavezető feltűnteti az irattári tételszámot, a maradandó értékű iratokat nem lehet selejtezni
• Irattári terv: rendszerbe foglalja azokat az irattári tételeket, amelyek szerint a bíróság az iratait tagolja, meghatározza, hogy melyik irattári tételek iratai nem selejtezhetőek, és, hogy a selejtezhető irattári tételek iratait meddig lehet őrizni
• Az irodavezető az irattári tételszámot a lajstromba bejegyzi, az észrevételek rovatba
• Az irattárban az iratokat rendezetten, lajstromszám szerint 25-100-200-as kötegben, irattári táblák közé helyezve hevederrel átkötve kell elhelyezni
• Az irattári táblán fel kell tüntetni, hogy mely év, milyen számú iratait tárolják, a nagyobb iratforgalmú bíróságokon az irattáros lajstromonként irattári könyvet vezethet
• Irattárak fajtái:

-        Központi irattár (nagy irattár):

-        Rész irattár (kis irattár):

§         2 évig lehet őrizni

§         Utána megküldik a központi irattárnak

§         A bírósági iratokat, az őrzési idő leteltéig, illetve a levéltárnak átadásig gondosan meg kell őrizni

§         Irattárnak olyan helységeket kell kialakítani, amely tűzrendészetileg megfelelő. Biztosítható a biztonságos őrzés és száraz helyiség

§         Fokozott gondot kell fordítani a társadalmi, politikai, gazdasági, műszaki és egyéb szempontból jelentős, maradandó értékű iratok őrzésére

• Selejtezés:

-        Az iratokat az őrzési idő letelte után selejtezni kell

-        A selejtezés helyéről, idejéről a selejtezés előtt legalább 30 nappal írásban a levéltárat értesíteni kell, hogy milyen időszak irataira, milyen jellegű iratokra terjed ki a selejtezés

-        Ha az ügyintéző nem tudja a jelzésnek megfelelően ellátni az ügyet, akkor ezt a közvetlen vezetőnek jelezni kell, és kérni kell az elintézési határidő módosítását, vagy más ügykezelő kijelölését

• Szignálás:

-        Az ügyintéző kijelölését jelenti

-        Jogosult szignálni a helyi ügyészségen az ügyészség vezetője, vagy az általa kijelölt személy

-        Főügyészségeken illetve fellebbvitelin a főügyész vagy az általa kijelölt személy

-        A legfőbb ügyészségen a főosztályvezető ügyész

-        Minden iratot be kell mutatni szignálásra a szignálásra jogosultnak

• Iktatás:

-        Hagyományosan, kézi módszerrel

-        Számítógépes eljárással

-        Minden beérkező iratot iktatással kell nyilvántartani úgy, hogy:

§         Bekezdés pontos ideje

§         Az intézkedésre jogosult ügyintéző neve

§         Irat tárgya

§         Az elintézés módja

§         Az irat holléte megállapítható legyen

-        Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon iktatni kell

• Iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

-        Ügyészség neve, székhelye

-        Iktatás éve, napja

-        Az ügykönyv sorszáma

-        Az esetleges mellékleteket